für die Verarbeitung deiner Daten im Bewerbungsverfahren
(Stand: Februar 2023)
Datenschutzhinweise
(Stand: Februar 2023)
Datenschutzhinweise
| Wir freuen uns über deinen Besuch auf den Webseiten der Haufe Group. Der Schutz deiner personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig. Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir dich über den Umgang mit deinen personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens sowie des Talent Relationship Managements und über deine Rechte informieren. Sofern du weitere Informationen zur Verarbeitung deiner Daten beim Besuch unserer Webseiten im Allgemeinen erhalten möchtest, dürfen wir dich auf die entsprechenden allgemeinen Datenschutzhinweise verweisen, welche du hier abrufen kannst. |
| I. Wer sind wir und wie kannst du uns erreichen? Wir, die Haufe-umantis AG Ein Unternehmen der Haufe Gruppe Unterstrasse 11 9001 St.Gallen E-Mail: umantis-career@haufe.com sind als Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden DSGVO genannt) dafür zuständig, deine personenbezogenen Daten zu schützen. II. Welche Daten werden verarbeitet, wenn du dich auf der Webseite registrierst und dich bei uns bewirbst? Im Folgenden informieren wir dich darüber, welche Daten erhoben und verarbeitet werden, wenn du dich auf der Webseite registrierst und dich bei uns bewirbst, zu welchen Zwecken und von welchen Empfängern diese verarbeitet werden, auf welcher Rechtsgrundlage die Datenverarbeitung erfolgt und wann die Daten gelöscht werden. A. Registrierung auf der Webseite zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens 1. Erhobene Daten Zur Durchführung des Bewerbungsprozesses kannst du dich auf unserer Webseite registrieren. Hierfür ist erforderlich, dass du personenbezogene Daten im Bewerbungsformular hinterlegst. Folgende Daten werden mindestens hierbei erhoben:
Folgende Daten kannst du optional angeben:
Die von dir angegebenen Daten im Bewerbungsformular werden ausschließlich für die Bearbeitung des Bewerbungsverfahrens verwendet und grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Angabe zur Schwerbehinderteneigenschaft Im Rahmen des Bewerbungsprozesses bieten wir dir die Möglichkeit, auf freiwilliger Basis Angaben zu einer etwaigen Schwerbehinderteneigenschaft zu machen. Wir möchten dich ausdrücklich darauf hinweisen, dass für dich i.R.d. Registrierungsprozesses keine rechtliche Verpflichtung besteht, eine entsprechende Angabe zu machen. Gleichwohl möchten wir dir die Möglichkeit einräumen, den vorgesehenen Schutz bereits im Anbahnungsverhältnis in Anspruch nehmen zu können. Für den Fall, dass eine Schwerbehinderteneigenschaft vorliegt, erfolgt eine Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung gem. § 178 Abs. 2 SGB IX. Bei der Schwerbehinderteneigenschaft handelt es sich um einen Gesundheitsstatus i.S.v. Art. 4 Nr. 15 DSGVO und damit um einen besonders schützenswerten Status i.S.v. Art. 9 Abs. 1 DSGVO, welchen wir auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung gem. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO verarbeiten. Du hast jederzeit die Möglichkeit, deine Einwilligung ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. 2. Zweck der Verarbeitung Die Verarbeitung deiner Daten im Rahmen des Registrierungsprozesses dient der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Die Registrierung ermöglicht dir zudem auch nach dem Versand der Bewerbung deinen Account zu bearbeiten. 3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 88 Abs. 1 DSGVO iVm § 26 Abs. 1 und Abs. 8 S. 2 BDSG. Für die Verarbeitung der Angaben zu einer etwaigen Schwerbehinderung stützen wir uns auf deine Einwilligung gem. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. 4. Empfänger und Drittstaatenübermittlungen Innerhalb der Haufe Group erhalten diejenigen Stellen deine Daten, die diese im Rahmen deiner Tätigkeit benötigen (z. B. HR, Rechtsabteilung, IT, Betriebsrat, ggf. Schwerbehindertenvertretung) und solche Kolleg:innen, die unmittelbar in den Entscheidungsfindungsprozess eingebunden werden. Auch von uns eingesetzte und im Auftrag tätige Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter) können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Hierzu gehören insb. Hosting- und IT-Service-Dienstleister und Unternehmen der Haufe Group, die Dienstleistungen für die Haufe Group erbringen. Darüber hinaus geben wir im Falle einer entsprechenden rechtlichen Verpflichtung oder zur Abwehr oder Geltendmachung rechtlicher Ansprüche deine personenbezogenen Daten ggf. an folgende Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern weiter, die als datenschutzrechtlich Verantwortliche agieren: Behörden im Rahmen deren Zuständigkeit (z. B. Finanzamt, Polizei, Staatsanwaltschaft), Gerichte und/oder sonstige Dritte, soweit du uns anweist Daten weiterzugeben oder deine Einwilligung erteilst. Im Rahmen des Bewerbungsprozesses kann eine Weitergabe der Bewerberdaten an andere Haufe-Gesellschaften innerhalb der Haufe Group zur weiteren Bearbeitung erfolgen, sofern du hierfür dein Einverständnis erteilt hast. (vgl. D. Alternativprüfungsprozess) 5. Speicherdauer und Steuerungsmöglichkeit Sofern die Bewerbung zur Begründung eines Arbeitsverhältnisses führen sollte, werden die personenbezogenen Daten unter Achtung der gesetzlichen Vorschriften entsprechend gespeichert. Sollte deine Bewerbung nicht mit der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses enden, werden deine Bewerberdaten grundsätzlich vier Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, wobei die Vorschriften zum AGG, insbesondere der bestehenden Beweispflicht nach § 22 AGG, Berücksichtigung finden. Die viermonatige Aufbewahrungsdauer gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen der Löschung entgegenstehen. Deine Einwilligung kannst du jederzeit formlos mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Du kannst jederzeit mit uns Kontakt aufnehmen und einer weiteren Verarbeitung deiner Daten widersprechen. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge des Bewerbungsverfahrens von uns verarbeitet wurden, werden in diesem Fall gelöscht, es sei denn, dem stehen zwingende gesetzliche Vorschriften entgegen. B. Bewerbungen über weitere Kommunikationskanäle 1. E-Mail Sofern du dich nicht für die über die Webseite angebotene Möglichkeit der Bewerbung via Registrierung entscheidest, sondern dich per E-Mail direkt an umantis-career@haufe.com wendest, werden die von dir übersendeten Bewerbungsunterlagen von unserem HR-Team gesichtet. Im Anschluss an die Sichtung der Unterlagen erfolgt eine manuelle Pflege in dem unter A. beschriebenen System. Die von dir angegebenen Daten im Bewerbungsformular werden ausschließlich für die Bearbeitung des Bewerbungsverfahrens verwendet und grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Es wird darauf hingewiesen, dass im Falle von Initiativbewerbungen seitens der hierfür zuständigen HR-Abteilung eine Weiterleitung an die nach Auffassung der HR-Abteilung passenden Abteilung erfolgt. Die weitere Verarbeitung deiner Daten erfolgt unter Maßgabe des unter A. beschriebenen Prozesses. 2. Post Sofern du dich nicht für die über die Webseite angebotene Möglichkeit der Bewerbung via Registrierung entscheidest, sondern dich postalisch an uns wendest, werden die von dir übersendeten Bewerbungsunterlagen von unserem HR-Team gesichtet, eingescannt und manuell in das unter A. beschriebene System eingepflegt. Im Anschluss hieran senden wir dir deine Bewerbungsunterlagen zurück. Die von dir angegebenen Daten werden ausschließlich für die Bearbeitung des Bewerbungsverfahrens verwendet und grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Es wird darauf hingewiesen, dass im Falle von Initiativbewerbungen seitens der hierfür zuständigen HR-Abteilung eine Weiterleitung an die nach Auffassung der HR-Abteilung passenden Abteilung erfolgt. Die weitere Verarbeitung deiner Daten erfolgt unter Maßgabe des unter A. beschriebenen Prozesses. C. Talent Relationship Management (TRM) 1. Umfang der Datenverarbeitung Sofern eine Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses nicht erfolgt, erlauben wir uns dir ggf. zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens eine Anfrage per E-Mail zu übersenden, ob Interesse daran besteht Informationen i.R.d. TRM über die Haufe Group und die ihr zugehörigen Haufe-Gesellschaften und offene Stellen zu erhalten. 2. Zweck der Verarbeitung Die Verarbeitung deiner Daten i.R.d. TRM ermöglicht uns die Bereitstellung von Informationen über unser Unternehmen und von potentiell interessanten Stellenangeboten, vorausgesetzt du hast dazu deine Zustimmung gegeben. 3. Rechtsgrundlage Die Verarbeitung deiner Kontaktdaten zum Zwecke des Versands der Anfrage erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Kontaktpflege mit Talenten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sofern du Interesse an der Aufnahme in das TRM hast, erfolgt die Speicherung deines Profils im TRM auf Grundlage deiner Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. 4. Speicherdauer und Steuerungsmöglichkeit Deine Daten werden im TRM auf Grundlage deiner Einwilligung für bis zu 12 Monate gespeichert. Sofern die Einwilligung widerrufen wird, erfolgt die Löschung unverzüglich nach Eingang des Widerrufs. 5. Widerrufsrecht Deine Einwilligung kannst du jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wende dich hierfür gerne an: umantis-career@haufe.com 6. Empfänger und Drittstaatenübermittlung Für den Betrieb des und die Kommunikation über das TRM setzen wir einen Dienstleister als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines entsprechenden Vertrags über die Auftragsverarbeitung ein. Im Rahmen des Einsatzes unseres Dienstleisters können etwaige Drittstaatenübermittlungen nicht vollständig ausgeschlossen werden. Aus diesem Grund wurden zur Absicherung des Datenschutzniveaus sog. Standarddatenschutzklauseln der EU-Kommission abgeschlossen. D. Alternativprüfungsprozess 1. Umfang der Datenverarbeitung Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens kann es vorkommen, dass du zwar nicht für die Stelle, auf die du dich beworben hast, eingestellt wirst, du aber dennoch unser Interesse geweckt hast und wir deine Bewerbungsunterlagen gerne anderen Bereichen bzw. Haufe-Gesellschaften zugänglich machen möchten. Sofern du im Bewerbungsprozess dein Einverständnis erklärt hast, wird dein Bewerbungsprofil innerhalb unseres Teams an weitere Fachbereiche bzw. Haufe-Gesellschaften weitergeleitet. Sofern ein anderer Fachbereich ebenfalls Interesse an deinem Profil hat, wirst du kontaktiert und der unter A. beschriebene Prozess wird fortgeführt. 2. Zweck der Verarbeitung Die Verarbeitung deiner Daten ermöglicht uns, dir - Deine Zustimmung vorausgesetzt - alternative Stellenangebote zu unterbreiten und hierdurch einen Einstieg in einem Unternehmen der Haufe Group zu ermöglichen. 3. Rechtsgrundlage Die Verarbeitung deiner Bewerbungsdaten in Form der Weiterleitung an andere Fachbereiche bzw. Haufe-Gesellschaften zur Durchführung der Alternativprüfung erfolgt auf Grundlage deiner zuvor erteilten Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. 4. Speicherdauer und Steuerungsmöglichkeit Deine Daten werden auch im Falle der Alternativprüfung vier Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern deine Bewerbung nicht mit der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses enden sollte. 5. Widerrufsrecht Deine Einwilligung kannst du jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wende dich hierfür gerne an: umantis-career@haufe.com 6. Empfänger und Drittstaatenübermittlung Innerhalb der Haufe Group erhalten diejenigen Stellen deine Daten, die diese im Rahmen ihrer Tätigkeit benötigen (z. B. HR, Rechtsabteilung, IT, Betriebsrat, ggf. Schwerbehindertenvertretung) und solche Kolleg:innen, die unmittelbar in den Entscheidungsfindungsprozess eingebunden werden. Auch von uns eingesetzte und im Auftrag tätige Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter) können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Hierzu gehören insb. Hosting- und IT-Service-Dienstleister und Unternehmen der Haufe Group, die Dienstleistungen für die Haufe Group erbringen. Darüber hinaus geben wir im Falle einer entsprechenden rechtlichen Verpflichtung oder zur Abwehr oder Geltendmachung rechtlicher Ansprüche deine personenbezogenen Daten ggf. an folgende Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern weiter, die als datenschutzrechtlich Verantwortliche agieren: Behörden im Rahmen deren Zuständigkeit (z. B. Finanzamt, Polizei, Staatsanwaltschaft), Gerichte und/oder sonstige Dritte, soweit du uns anweist Daten weiterzugeben oder deine Einwilligung erteilst. III. Welche Rechte hast du und wie kannst du diese wahrnehmen? A. Widerruf der Einwilligung Du kannst ggf. erteilte Einwilligungen in die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ohne Angabe von Gründen widerrufen. Bitte beachte, dass der Widerruf keine Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit der bisherigen Datenverarbeitung hat und dass er sich nicht auf solche Datenverarbeitungen erstreckt, für die ein gesetzlicher Erlaubnisgrund vorliegt und die daher auch ohne deine Einwilligung verarbeitet werden dürfen. B. Weitere Betroffenenrechte Darüber hinaus stehen dir nach den Artikeln 15 bis 21 und 77 DSGVO bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Betroffenenrechte zu: 1. Auskunft: Du kannst jederzeit verlangen, dass wir dir Auskunft darüber erteilen, welche deiner personenbezogenen Daten wir wie verarbeiten und eine Kopie der von dir gespeicherten personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, Art. 15 DSGVO. 2. Berichtigung: Du kannst die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten sowie Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen, Art. 16 DSGVO. 3. Löschung: Zur Löschung deiner personenbezogenen Daten: Bitte beachte, dass von der Löschung Daten ausgenommen, die wir zur Durchführung und Abwicklung von Verträgen und zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen sowie Daten, für die gesetzliche, aufsichtsrechtliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen, Art. 17 DSGVO. 4. Einschränkung der Verarbeitung: Du kannst unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, z.B. wenn du der Ansicht bist, dass deine Daten unrichtig sind, wenn die Verarbeitung rechtswidrig ist oder du Widerspruch gegen die Datenverarbeitung eingelegt hast. Dies führt dazu, dass deine Daten ohne deine Einwilligung nur sehr beschränkt verarbeitet werden dürfen, z.B. zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte anderer natürlicher und juristischer Personen, Art. 18 DSGVO. 5. Widerspruch gegen die Datenverarbeitung: Du hast die Möglichkeit, jederzeit der Datenverarbeitung zu Direktwerbezwecken zu widersprechen. Zudem kannst du bei Vorliegen besonderer Gründe jederzeit den Datenverarbeitungen widersprechen, die auf Grundlage eines berechtigten Interesses erfolgen, Art. 21 DSGVO. 6. Datenübertragbarkeit: Du hast das Recht, die Daten, die du uns bereitgestellt hast und die wir auf Grundlage deiner Einwilligung oder zur Vertragserfüllung verarbeiten, in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten und im Rahmen des technisch machbaren eine direkte Übermittlung dieser Daten an Dritte zu verlangen, Art. 20 DSGVO. C. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde Wenn du der Ansicht bist, dass unsere Datenverarbeitung rechtswidrig ist oder wir die oben beschriebenen Rechte nicht in dem notwendigen Umfang gewährt haben, hast du das Recht, bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg Lautenschlagerstraße 20 70173 Stuttgart poststelle@lfdi.bwl.de D. Kontaktwege Du kannst dich zur Wahrnehmung deiner Rechte auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden: Haufe Group Herrn Raik Mickler Datenschutzbeauftragter Munzinger Straße 9 79111 Freiburg E-Mail: dsb@haufe-lexware.com |